【Word】よく使う定型文を登録して、一発で入力を終わらせる方法【文書パーツ登録】

今回のお題

Wordで担当者名や会社名、住所など、毎回入力したり他のデータからコピペしたりしていませんか。

Wordは、よく使う定型文は「定型句」という文書パーツとして登録できます。

定型句を登録すると、１クリックで出力できるので瞬時に入力が終わります。

どう考えても便利なのですが、あまり知られていないのでご紹介！

さくっと理解したい方はこちら

ショート動画で理解したい方は、こちらをご覧ください。（音声に注意です。）

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定型句を登録・出力する方法

定型句を登録し、一発で入力完了させる方法の手順は次の４ステップ。

順番に解説していきます。

登録したい内容を範囲選択

まずは範囲を選択します。

もしも文字列以外（テキストボックス・表・図など）を登録したい場合は、そのオブジェクトを選択しましょう。

Alt＋F3を押す

「Alt + F3」を押します。

ショートカットキーの方が簡単ではありますが、ショートカットキー以外の方法もご紹介。

定型句の名前を決めて登録

「新しい文書パーツの作成」画面が表示されます。

「名前」は覚えやすく、入力しやすい名前にしましょう。

あとはOK押すだけで十分機能します。

出力方法は、登録名を入力して「EnterまたはF3キー」

登録が完了したら、さきほど決めた名前を入力してEnterを押します。

そうすると、上の画像のようにポップアップが表示されます。（オートコレクト機能）

あとはもう一度Enterを押すか、F3を押すと出力されます。

もしも定型句以外（テキストボックスや表など）のパーツを登録した場合は、EnterではなくF3を押さないと出力されません。

登録名を忘れても、挿入タブから出力できます。

以下をご参照ください。

登録した定型句の削除や編集の方法

定型句を作ったけれど、削除したり作りなおしたりしたい場合もありますよね。

削除と編集それぞれのパターンについて解説します。

登録した定型句の削除方法

定型句を削除したい場合は、次の流れになります。

登録した定型句の編集方法

定型句を編集したい場合は、同じ名前で登録をして上書きすればOKです。

テキストボックスや表なども「文書パーツ」として登録できる

文章の「定型句」登録をここまで紹介しましたが、テキストボックスや表、図といったオブジェクトも「文書パーツ」として登録できます。

今回はテキストボックスを例に解説していきます。

まずはテキストボックスを選択してAlt + F3 を押しましょう。

すると、新しい文書パーツの作成の画面が開きます。

ギャラリーをテキストボックスに変更しましょう。

（一応、テキストボックスでも「定型句」として登録することは可能です。エラーにはなりませんでした。）

ギャラリーで「テキストボックス」を選択して登録すると、登録した内容がテキストボックスの選択欄に表示されます。

「クイックパーツ」として登録することも可能

文書パーツのなかには「クイックパーツ」と呼ばれるパーツの種類があります。

ギャラリーをクイックパーツとして登録すると…

挿入タブの「クイックパーツの表示」を押した直下に登録した文書パーツが表示されます。

使用するときに出力しやすいというメリットがありますね。

【補足】文書パーツ登録時の選択肢【保存先とオプション】

文書パーツを登録するときの選択肢について、「保存先」「オプション」が気になる方に向けて、補足情報をまとめました。

保存先はどんな時に選択変更すればいい？

どちらを選んでも、すべての文書で使えることに違いはありませんので、そこまで神経質にならなくても良いかと思います。

「Building Blocks」を選択した場合は、次の保存先の文書パーツ用テンプレートファイルに保存されます。

他のパソコンでも使いたいという時には、Building Blocksを選択するほうが利用しやすいでしょう。

以下のアドレスを、パソコンのLocalDisk内でアドレスバーに入れるとBuildingBlocksがヒットします。このデータに登録されるイメージですね。

%AppData%\Microsoft\Document Building Blocks\1041\16

ちなみに、保存先を「Building Blocks」にすると、Word文書を閉じる際に以下のポップアップ画面が表示されます。

文書パーツを登録したい場合は、この画面は「保存」を選択すればOKです。

オプションはどんな時に選択変更すればいい？

オプションは３種類あり、違いを解説します。

基本的には「内容のみ挿入」で機能します。そこまで神経質に覚えなくてもよい部分かと思います。もしもうまくいかなかったときに適宜変更してみてください。

「内容のみ挿入」または「内容を段落のまま挿入」

文字通り「内容」のみを登録するのか、「段落」として挿入するのかの違いということになります。

しかしこの２つは、私の使用感としては大きな違いを感じませんでした。

というのも、「内容のみ挿入」の場合でも段落記号まで含めて登録すると、段落情報も反映されたからです。

基本的には、「内容のみ挿入」を選択すれば大きな問題は起きないと思います。

「内容のみ挿入」でうまくいかなかった場合は、「内容を段落のまま挿入」を試してみてください。

内容をページのまま挿入

「内容をページのまま挿入」を選んだ場合は、ページとして登録されます。

表紙を登録したいときは、この設定にするとよいでしょう。

文書パーツ登録と辞書登録の違い

今回紹介した文書パーツ登録は、辞書登録と比較してのメリットは次の３つです。

Wordの文書パーツ登録は、特に文字数の上限明記はありません。

実際に試したところ、10000文字でも登録できました。

また、文書パーツ登録は段落や書式の設定、改行などの情報も登録されます。

さらに、テキストボックスや表といったパーツも登録できることも強み。

ただし、Word外では機能しないので、よく使う単語などは辞書登録（単語登録）をするのがよさそうですね。

定型句などの文書パーツを登録して、仕事をラクに！

今回は、定型句をはじめとした「文書パーツ」の登録方法を紹介しました。

繰り返しの入力作業は年間で換算すると大きな時間になります。

一度登録してしまえば時間対効果は大きいので、ぜひ試してみてください！